効率的なデジタルワークスペースを実現するためには、集中力と生産性の向上を図ることができる要素を意識することが重要となります。最近では職場で様々なオプティマイズツールを実現し集中力の持続を図るとともに、結果的に生産性の向上を目指すことが強く意識されていますが、実際にはこれらが十分な効果を生み出していないと言うことも少なくありません。その理由はその手法が形だけのオプティマイズツールになっていると言う面があり、必ずしも作業を行う人間の育成を十分に理解していないと言うことが多いためです。
様々な環境が整えば人間の集中力は長時間持続すると考えられている面もありますが、実際にはこれは非常に特殊な例であり、ある程度定期的にリフレッシュをする時間を組み込まないと、その作業効率を高めることができません。一般的なオプティマイズツールでは様々な作業を簡略化し、短時間でスムーズに進めることができる点を重視する傾向にありますが、一般的な人は単純作業であればあるほど集中力を失ってしまうことが多いものです。これらにより徐々にモチベーションが低下し、これが作業性を損ねる要因であるということがわかっています。
通常、長時間の作業を行う場合には一定の時間で休憩を挟み、精神的にリフレッシュをして新たに仕事に臨むことが良い方法と考えられていますが、これも必ずしも正しいものではありません。人間はその性質上、ある程度仕事が軌道に乗ってくるとそのままの勢いで長時間様々な作業をこなし続けることができるものです。その理由はある程度仕事に慣れてくると効率よくこれらを進めることができるようになる反面、思い込みによるミスも発生しやすくなるため、結局は煙が発生してしまうことも多いものです。これを防ぐためには常にある程度の緊張感を維持することが必要であり、そのためには単純作業ではなく常に緊張感を持つことができる様々な業務を織り交ぜながら、一定のスピード感を維持させることが重要となります。
一般的な経営管理論では従業員が一定のペースで仕事を行い、出来る限りそのペースが崩れないようにすることが重要と考えられてきました。そしてこれを実現するためにはある程度熟練した内容を継続的に行うことが良いと考えられてきましたが、必ずしもこれが正解ではありません。効率よく生産性を高めるためには、バーチャルの仕組みも効果的に利用しながら、同じ作業を同じスタイルで継続するのではなく、様々な作業を織り込むことで緊張感を与えることが有効なもう方法となっています。